W wielu przedsiębiorstwach istotnym problemem, choć czasami niedostrzegalnym, jest identyfikacja i rozliczanie kosztów utrzymania ruchu. Często nie są one wyodrębniane w ewidencji kosztów, gdyż zazwyczaj stanowią tylko element kosztów wydziałowych. Taki stan rzeczy już w zasadzie nie odpowiada wymogom funkcjonowania rachunku kosztów z uwagi na precyzyjne rozliczanie kosztów pośrednich. Koszty utrzymania ruchu muszą być wyodrębnione, a następnie rozliczone. Są one istotne np. do potrzeb kalkulacji kosztów pracy maszyn, których są częścią jako koszty utrzymania ich bezawaryjnej pracy. Można to zrobić metodami uproszczonymi, które nie są pracochłonne, a jednocześnie zapewnić sobie łatwą możliwość ich planowania i kontrolowania.
Koszty utrzymania ruchu
Koszty utrzymania ruchu dotyczą kosztów zapewnienia sprawności technicznej i bezawaryjnej pracy maszyn produkcyjnych, które stanowią cały ciąg produkcyjny oraz technologiczny w przedsiębiorstwie. Na koszty utrzymania ruchu składają się koszty:
- zatrudnionych w dziale utrzymania ruchu pracowników, jak np. główny mechanik, elektryk, konserwator, tj. koszty wynagrodzeń, narzutów na wynagrodzenia, ubrań roboczych i ochrony osobistej, szkoleń, badań lekarskich, podróży służbowych;
- warsztatu, na którego stanie jest wyposażenie, np. półki, elektronarzędzia, drobne narzędzia (np. klucze, śrubokręty, skrzynki narzędziowe), drobne materiały niezbędne do realizacji czynności (np. smary, taśmy). Do tych kosztów zalicza się amortyzację, zużycie materiałów, części zamienne, usługi konserwacji, przeglądy techniczne;
- ogólne, tj. prenumeraty, wyposażenie biura, materiały biurowe.
Mogą one stanowić wyodrębnioną część kosztów wydziałowych jako konto analityczne (tabela 1) lub też posiadać odrębne konto syntetyczne i wyodrębnione konta analityczne jako miejsca powstawania kosztów (mpk). Mogą być to wyodrębnione koszty zasobów ludzkich oraz koszty utrzymania warsztatu i jego wyposażenia (tabela 2). Takie rozwiązanie pozwoli na stosunkowo proste planowanie i kontrolowanie kosztów utrzymania ruchu w przedsiębiorstwie. Drugie rozwiązanie zaleca się wtedy, gdy te koszty są wyższe oraz gdy są świadczone przez dział utrzymania ruchu usługi na rzecz innych działów czy też dla odbiorców spoza przedsiębiorstwa.
Tabela 1. Koszty utrzymania ruchu jako część kosztów wydziałowych
wydziału produkcji podstawowej
Numer konta | Nazwa konta |
520 | Koszty wydziałowe |
520-01 | Koszty utrzymania ruchu |
520-02 | Koszty utrzymania hali fabrycznej |
520-03 | Koszty ogólnowydziałowe |
Źródło: opracowanie własne.
Tabela 2. Ewidencja kosztów utrzymania ruchu
Numer konta | Nazwa konta |
518 | Koszty utrzymania ruchu |
518-01 | Koszty pracowników utrzymania ruchu |
518-02 | Koszty utrzymania warsztatu i wyposażenia |
Źródło: opracowanie własne.
Przykład
W przedsiębiorstwie produkcyjnym jest pięć gniazd produkcyjnych. Są one do siebie zbliżone technologicznie i wydajnościowo. Zabezpieczeniem sprawnej i ciągłej pracy maszyn składających się na gniazda produkcyjne zajmuje się Dział Utrzymania Ruchu. Są w nim zatrudnieni dwóch mechaników, elektryk i konserwator. Jeden z mechaników jest kierownikiem działu. Częścią działu jest warsztat i jego wyposażenie. Do zadań Działu Utrzymania Ruchu należą m.in. naprawa, konserwacja, stałe przeglądy maszyn, które są częścią gniazd produkcyjnych, usuwanie drobnych awarii. Generalnie czas przeznaczony na te działania jest zbliżony dla każdego gniazda produkcyjnego, poza nielicznymi awariami, które zdarzają się dość sporadycznie. Koszty części zamiennych do maszyn produkcyjnych zaliczane są bezpośrednio w ich ciężar.
Ewidencja kosztów działalności Działu Utrzymania Ruchu w przedsiębiorstwie uwzględnia wyodrębnione dwa miejsca powstawania kosztów, tj. koszty zasobów ludzkich – pracowników utrzymania ruchu oraz koszty utrzymania warsztatu i jego wyposażenia. Wyodrębnienie kosztów zasobów ludzkich pozwala ponadto łatwo ustalić koszt roboczogodziny, który jest niezbędny do kalkulacji innych usług realizowanych przez dział dla innych zleceniodawców. Koszty Działu Utrzymania Ruchu przedstawia tabela 3.
Tabela 3. Koszty Działu Utrzymania Ruchu
Numer konta | Nazwa konta | Wartość (zł) |
518-01 | Koszty zasobów ludzkich | 29 000,00 |
518-02 | Koszty utrzymania warsztatu i jego wyposażenia | 8 000,00 |
Razem koszty | 37 000,00 |
Źródło: opracowanie własne, dane przykładowe.
Z uwagi na charakter pracy działu i jego koszty rozliczany jest on w stosunku do liczby wyodrębnionych gniazd produkcyjnych. W tym przypadku jest to pięć gniazd produkcyjnych. Stąd przypadające rozliczone koszty utrzymania ruchu na gniazdo produkcyjne wynoszą 7400 zł (tj. 37 000 zł : 5 gniazd). W przedsiębiorstwie każde gniazdo produkcyjne traktowane jest jako miejsce powstawania kosztów (mpk), gdzie są ewidencjonowane wszystkie koszty bezpośrednio z nim identyfikowane na podstawie dokumentów źródłowych, np. faktur czy RW. Następnie koszty gniazda produkcyjnego rozliczane są na zlecenia produkcyjne. Rozliczenie kosztów utrzymania ruchu przedstawia tabela 4.
Tabela 4. Rozliczenie kosztów utrzymania ruchu według ilości obsługiwanych gniazd produkcyjnych
Numer konta | Nazwa maszyny | Koszty utrzymania gniazd produkcyjnych | Koszty utrzymania ruchu | Razem koszty (zł) |
510-01 | Gniazdo produkcyjne 1 | 45 000,00 | 7 400,00 | 52 400,00 |
510-02 | Gniazdo produkcyjne 2 | 60 000,00 | 7 400,00 | 67 400,00 |
510-03 | Gniazdo produkcyjne 3 | 35 000,00 | 7 400,00 | 42 400,00 |
510-04 | Gniazdo produkcyjne 4 | 75 000,00 | 7 400,00 | 82 400,00 |
510-05 | Gniazdo produkcyjne 5 | 55 000,00 | 7 400,00 | 62 400,00 |
Razem | 270 000,00 | 37 000,00 | 307 000,00 |
Źródło: opracowanie własne, dane przykładowe.
Podsumowanie
Zaprezentowany przykład dotyczy rozliczania kosztów utrzymania ruchu w sytuacji, kiedy działania Działu Utrzymania Ruchu są zbliżone w stosunku do rozliczanych obiektów – w tym przypadku do wyodrębnionych gniazd produkcyjnych. Jest to metoda prosta, która nie wymaga zbytniej pracochłonności, a równocześnie pozwala na planowanie i kontrolowanie kosztów utrzymania ruchu w przedsiębiorstwie.
Metoda ta nie jest jednak polecana wówczas, gdy infrastruktura techniczna poszczególnych gniazd istotnie się różni co do rodzaju i wartości. Należy jednak pamiętać, że każde przedsiębiorstwo ma swoją specyfikę działalności i trzeba zawsze przeanalizować procesy dotyczące utrzymania ruchu, niezbędnych zasobów oraz kosztów z nimi związanych[1].
Roman Kotapski
Roman jest wykładowcą Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, projektantem i wdrożeniowcem systemów budżetowania i controllingu. Wydaje magazyn “Controlling i Zarządzanie”.
Jest członkiem Jury Konkursu CFO Roku 2023.
Artykuł pierwotnie ukazał się w magazynie “Controlling i Zarządzanie”
[1] Rozliczanie kosztów utrzymania ruchu np. w przedsiębiorstwie wod-kan w artykule: R. Kotapski, Jak rozliczać koszty utrzymania ruchu, Wodociągi -Kanalizacja nr 10(76)/2018, s. 40-44.